معرفی

قرارداد استقرار سیستم مدیریت قراردادی است که به موجب آن، یک شخص حقیقی یا حقوقی دارای تخصص در زمینه طراحی، استقرار، اجرا و بهبود سیستم‌های مدیریتی (مشاور یا مجری) متعهد می‌شود در ازای دریافت حق‌الزحمه، خدمات لازم برای طراحی، مستندسازی، پیاده‌سازی، آموزش، استقرار و ارزیابی یک یا چند سیستم مدیریتی را در سازمان کارفرما ارائه نماید. هدف اصلی این قرارداد، ایجاد ساختار مدیریتی منسجم، استانداردسازی فرآیندها، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، مدیریت ریسک، بهبود کیفیت، ارتقای رضایت مشتریان و فراهم‌سازی بستر اخذ یا حفظ گواهینامه‌های مدیریتی است. این قرارداد در شرکت‌های تولیدی، صنعتی، خدماتی، بازرگانی، شرکت‌های دانش‌بنیان، استارتاپ‌ها، تعاونی‌ها، هلدینگ‌ها، سازمان‌های دولتی و خصوصی و سایر کسب‌وکارها کاربرد گسترده دارد.

موارد استفاده قرارداد

این قرارداد برای اجرای یا بهبود انواع سیستم‌های مدیریتی از جمله موارد زیر مورد استفاده قرار می‌گیرد:

• استقرار سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001

• استقرار سیستم مدیریت محیط زیست ISO 14001

• استقرار سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی ISO 45001

• استقرار سیستم مدیریت امنیت اطلاعات ISO/IEC 27001

• استقرار سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی ISO 22000

• استقرار سیستم مدیریت انرژی ISO 50001

• استقرار سیستم مدیریت تداوم کسب‌وکار ISO 22301

• استقرار سیستم مدیریت ریسک ISO 31000 (به‌عنوان چارچوب راهنما)

• استقرار سیستم‌های یکپارچه مدیریت (IMS)

• طراحی و استقرار سیستم‌های اختصاصی مدیریت فرآیندها، کنترل داخلی، بهره‌وری و تعالی سازمانی

انواع قرارداد استقرار سیستم مدیریت

۱. قرارداد استقرار کامل

شامل طراحی، مستندسازی، آموزش، پیاده‌سازی، ممیزی داخلی و آمادگی برای ممیزی مرجع صدور گواهینامه.

۲. قرارداد استقرار مرحله‌ای

اجرای پروژه در چند فاز مانند شناخت سازمان، طراحی فرآیندها، تدوین مستندات، آموزش، اجرا و ارزیابی.

۳. قرارداد بازنگری و بهبود سیستم

برای سازمان‌هایی که قبلاً سیستم مدیریتی را مستقر کرده‌اند و نیاز به اصلاح، به‌روزرسانی یا ارتقای آن دارند.

۴. قرارداد استقرار سیستم‌های یکپارچه (IMS)

استقرار هم‌زمان چند استاندارد مدیریتی و یکپارچه‌سازی فرآیندها و مستندات.

۵. قرارداد پشتیبانی و نگهداری سیستم مدیریت

برای ارائه خدمات پس از استقرار، انجام ممیزی‌های داخلی، بازنگری مدیریت، به‌روزرسانی مستندات و مشاوره مستمر.

ارکان اصلی قرارداد

یک قرارداد استاندارد استقرار سیستم مدیریت معمولاً شامل بخش‌های زیر است:

• مشخصات طرفین

• موضوع قرارداد

• دامنه خدمات (Scope of Work)

• استاندارد یا سیستم مدیریتی موردنظر

• مدت اجرای پروژه

• برنامه زمان‌بندی

• تعهدات مشاور یا مجری

• تعهدات کارفرما

• آموزش کارکنان

• تحویل مستندات

• ممیزی داخلی

• معیارهای پذیرش خدمات

• حق‌الزحمه و نحوه پرداخت

• محرمانگی اطلاعات

• مالکیت مستندات

• تضامین

• شرایط فسخ

• روش حل اختلاف

وظایف مشاور یا مجری

با توجه به موضوع قرارداد، وظایف مجری می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• شناخت سازمان و تحلیل وضعیت موجود (Gap Analysis)

• طراحی یا بازنگری فرآیندها

• تدوین خط‌مشی‌ها، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها و فرم‌ها

• آموزش مدیران و کارکنان

• استقرار عملی سیستم مدیریت

• پایش اجرای فرآیندها

• انجام ممیزی داخلی

• ارائه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

• آماده‌سازی سازمان برای ممیزی شخص ثالث

• ارائه گزارش‌های پیشرفت و گزارش نهایی

تعهدات کارفرما

کارفرما متعهد است:

• اطلاعات و مستندات موردنیاز را در اختیار مجری قرار دهد.

• نماینده مدیریت یا مدیر پروژه را معرفی کند.

• همکاری لازم واحدهای سازمان را فراهم سازد.

• کارکنان را برای شرکت در آموزش‌ها و جلسات معرفی کند.

• امکانات لازم برای اجرای پروژه را فراهم نماید.

• حق‌الزحمه را مطابق قرارداد پرداخت کند.

• تصمیمات مدیریتی لازم برای اجرای سیستم را در زمان مناسب اتخاذ کند.

حق‌الزحمه

حق‌الزحمه این قرارداد می‌تواند به یکی از روش‌های زیر تعیین شود:

• مبلغ مقطوع برای کل پروژه

• پرداخت مرحله‌ای بر اساس پیشرفت کار

• پرداخت ماهانه

• پرداخت بر مبنای ساعات یا نفر-روز

• ترکیبی از روش‌های فوق

محرمانگی اطلاعات

با توجه به دسترسی مجری به اطلاعات داخلی سازمان، قرارداد باید شامل تعهدات مشخص درباره:

• حفظ اسرار تجاری

• حفاظت از اطلاعات فنی و مدیریتی

• عدم افشای اطلاعات به اشخاص ثالث

• استفاده از اطلاعات صرفاً برای اجرای قرارداد

• استرداد یا امحای اسناد پس از پایان پروژه

باشد.

مالکیت مستندات

در قرارداد باید وضعیت مالکیت موارد زیر به‌طور شفاف مشخص شود:

• نقشه فرآیندها

• روش‌های اجرایی

• دستورالعمل‌ها

• فرم‌ها

• خط‌مشی‌ها

• اهداف کیفیت

• گزارش‌های ممیزی

• برنامه‌های بهبود

• مستندات آموزشی

در مقابل، ابزارها، الگوها، قالب‌ها، متدولوژی‌ها و دانش فنی که پیش از قرارداد متعلق به مشاور بوده‌اند، در مالکیت وی باقی می‌مانند؛ مگر اینکه طرفین توافق دیگری داشته باشند.

ریسک‌های رایج

از مهم‌ترین ریسک‌های این نوع قرارداد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• عدم همکاری واحدهای سازمان

• مقاومت کارکنان در برابر تغییر

• تأخیر در ارائه اطلاعات

• تغییر الزامات قانونی یا استانداردها

• کمبود منابع انسانی یا مالی

• عدم اجرای اقدامات اصلاحی

• اختلاف در معیارهای پذیرش خدمات

• تأخیر در پرداخت حق‌الزحمه

برای کاهش این ریسک‌ها، لازم است دامنه خدمات، برنامه زمان‌بندی، مسئولیت‌ها، شاخص‌های پذیرش، فرآیند مدیریت تغییر و نحوه گزارش‌دهی به‌صورت دقیق در قرارداد مشخص شود.

پیوست‌های متداول

پیوست‌های این قرارداد معمولاً شامل موارد زیر است:

• شرح خدمات (Scope of Work)

• برنامه زمان‌بندی پروژه

• ساختار شکست کار (WBS)

• فهرست فرآیندها

• برنامه آموزشی

• برنامه ممیزی داخلی

• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

• برنامه مدیریت ریسک

• توافق‌نامه محرمانگی (NDA)

• فرم‌های گزارش پیشرفت

• فهرست مستندات قابل تحویل

• معیارهای پذیرش خدمات

• صورت‌جلسات

• فرم تسویه‌حساب

• الحاقیه‌ها

جمع‌بندی

قرارداد استقرار سیستم مدیریت یکی از مهم‌ترین قراردادهای مشاوره و توسعه سازمانی است که با تعیین دقیق دامنه خدمات، مراحل اجرا، مسئولیت‌ها، برنامه زمان‌بندی، آموزش، مستندسازی، ممیزی، معیارهای پذیرش، محرمانگی، مالکیت مستندات، تضامین و روش حل اختلاف، چارچوبی شفاف برای اجرای موفق پروژه‌های استقرار سیستم‌های مدیریتی فراهم می‌کند. این قرارداد برای شرکت‌های تولیدی، صنعتی، خدماتی، بازرگانی، شرکت‌های دانش‌بنیان، تعاونی‌ها، هلدینگ‌ها، سازمان‌های دولتی و خصوصی مناسب بوده و با توجه به استاندارد، اندازه سازمان و اهداف پروژه قابل سفارشی‌سازی است.

دانلود نمونه قرارداد استقرار سیستم مدیریت.docx